Digitalizzazione e tracciabilità, le nuove misure fiscali.
Il fatto è questo. Qualche tempo fa abbiamo sviluppato Peoplog, un gestionale per le risorse umane (con annesso timbratore) disposto alla personalizzazione. Quando lo abbiamo realizzato abbiamo pensato a tutto, a quasi tutto, e ti spieghiamo perché.
Immaginando la necessità delle aziende di formalizzare metodi di pagamento tracciabili per le spese sostenute durante trasferte lavorative come vitto, alloggio, trasporti e spese chilometriche, abbiamo previsto già in fase di sviluppo la possibilità di ottenere riepiloghi e documenti di compilazione/validazione rimborsi spesa dei collaboratori (con caricamento scontrini e fatture).
Questa previsione non solo semplificava le cose al dipendente ma evitava complicazioni ai responsabili amministrativi, tra i vari documenti cartacei. Bene, grazie al nuovo decreto legislativo Irpef-Ires, approvato il 3 dicembre 2024, l’idea di rendere il servizio più sicuro e tracciabile è stata in qualche modo premiata perché oggi siamo praticamente in linea con le misure per migliorare la gestione delle spese legate al lavoro.
Adesso, cosa succede quando normative e tecnologia si allineano?
A partire da gennaio 2025, la normativa italiana sui rimborsi spesa ha puntato tutto su digitalizzazione e tracciabilità. In pratica, una vera e propria convalida di Peoplog grazie all’introduzione di alcune novità.
- Pagamenti Tracciabili. I rimborsi spesa devono essere effettuati tramite metodi tracciabili, come bonifici bancari o carte aziendali. Una misura che riduce il rischio di frodi e aumenta la trasparenza.
- Digitalizzazione Documenti. I giustificativi per i rimborsi, come fatture e ricevute, devono essere digitalizzati e conservati in formato elettronico, semplificando così archiviazione e condivisione dei dati tra i dipendenti e amministrazione.
- Vantaggi Fiscali. La normativa prevede deduzioni fiscali per le aziende che adottano metodi di pagamento tracciabili e strumenti digitali per la gestione dei rimborsi.
- L’introduzione di queste misure “obbliga” le aziende ad adottare software che supportino una gestione integrata e digitale. Peoplog ha esattamente le caratteristiche che si richiedono oggi per la gestione dei rimborsi spesa che abbiamo previsto ieri.
E analizziamo le funzionalità di Peoplog
📲 AUTOMAZIONE
I dipendenti possono caricare le spese direttamente nella piattaforma, sia dal web che dalle app per iOS e Android, allegando le ricevute in formato digitale. Questo riduce errori e accelera i tempi di approvazione.
👁️ TRASPARENZA
Ogni operazione è visibile in tempo reale dall’amministrazione, con la possibilità di monitorare i costi e i centri di costo imputabili dal dipendente e analizzare le spese aziendali in modo più efficiente.
🗂️ ARCHIVIO
Tutti i documenti giustificativi sono archiviati in formato elettronico, riducendo il rischio di smarrimento e semplificando la conservazione per i controlli fiscali.
Ne viene fuori un’esperienza più semplice e veloce per il rimborso delle spese, con la possibilità di monitorare lo stato delle richieste in tempo reale. Ma a vederci chiaro non è solo il dipendente. Le Aziende hanno tutto da guadagnare visto che i benefici sono anche fiscali, in quanto le spese documentate non saranno soggette a tassazione.
Di fatto
Peoplog garantisce piena conformità alle normative vigenti.
Se vorresti gestire presenze, permessi, ferie, rimborsi spesa, tickets restaurant in un unico gestionale per le risorse umane Peoplog è perfetto! Insomma, vuoi sfruttare tutte le risorse a tua disposizione o ti arrangi ancora con scansioni, fotocopie e vecchi file Excel?